L’unione fa la forza

Lo studio dei processi interni ha permesso di definire con precisione il profilo dei software necessari. Grazie a quest’analisi non sono stati acquistati tre software, bensì uno solo completo di tutte le funzioni necessarie. Un bel risparmio di tempo e di risorse.

Officine del Sapere è una realtà organizzativa che non gestisce attività di produzione o magazzino, ecco perché risultano più idonei – per noi – i software dedicati alla gestione dei processi e dei documenti. Per avere un sistema completo sono però necessari altri due strumenti: un sistema per la gestione della contabilità, sia essa solo generale o generale/analitica, e un CRM per la gestione dei clienti. 

Gestire 4 software è possibile ma comunque poco agevole e dispendioso in termini di licenze. Per questo motivo abbiamo individuato uno strumento che potesse gestire più aree, secondo quelle che erano le nostre esigenze.

L’analisi iniziale di cui abbiamo parlato negli articoli precedenti è risultata particolarmente preziosa al riguardo: abbiamo infatti identificato precisamente i requisiti per la gestione dei nostri processi e questo ci ha permesso di individuare software tagliati sulle nostre esigenze.

Un esempio sulla gestione documentale permetterà di cogliere meglio il senso di quanto detto. Il flusso documentale – in organizzazioni come la nostra – può essere molto importante, ecco perché spesso si opta per un software documentale apposito. L’analisi dei documenti prodotti mediamente durante la vita di un progetto e/o l’analisi delle procedure di gestione degli stessi, ci ha dimostrato che anche un software di gestione di progetti, con un modulo specifico per la gestione dei documenti, poteva fare al caso nostro.

Discorso analogo per la gestione dei lead/clienti potenziali/clienti. Le campagne social, ad esempio, vengono gestite con un servizio esterno; pertanto, abbiamo valutato che non occorresse acquistare un prodotto dedicato.

Per questo motivo abbiamo individuato nel CRM, con un motore di workflow integrato facilmente programmabile, la soluzione migliore per noi. Customizzando all’occorrenza il nostro CRM, siamo ora in grado di gestire: rapporti con i clienti, progetti e documenti di progetto in un unico ambiente perfettamente integrato. Senza uscire dalla piattaforma la storia di un cliente è davanti gli occhi dell’operatore.

Le logiche descritte animano l’ambito operativo aziendale, nel prossimo articolo parleremo delle dinamiche e degli strumenti a disposizione dell’area amministrativa.